Que ce soit pour libérer du temps soignant ou réduire les coûts, tous les établissements de santé se sont un jour questionnés sur les meilleures pratiques de logistique hospitalière et équipements pour approvisionner efficacement leurs unités de soins : la fameuse gestion des « 30 derniers mètres ».
Régulièrement sollicitées sur le sujet depuis maintenant 20 ans, les équipes d’ingénieurs d’Adopale accompagnent et observent ces établissements en particulier lors de grands projets de reconstruction. Ces derniers font souvent l’erreur de vouloir appliquer une seule et même solution technologique pour tous leurs flux.
Nous savons à présent que le raisonnement flux par flux constitue la bonne approche et notre expérience nous permet de lister concrètement, pour chaque flux, les meilleures solutions logistiques à date pour un approvisionnement performant des unités de soins.
Au moment où de nombreux établissements français se reconstruisent grâce aux investissements du Ségur de la santé, il est primordial d’en profiter pour mener les grandes transformations technologiques et organisationnelles dont ont besoin les activités logistiques.
Qu’est-ce qu’un approvisionnement logistique performant ?
Une logistique moderne et performante c’est le bon produit, au bon endroit et au bon moment. Il s’agit avant tout d’éviter les ruptures pour permettre aux soignant de travailler. C’est aussi une logistique discrète, avec le moins de manutentions et d’étapes intermédiaires possibles. Elle permet de préserver le temps soignant pour le dédier aux patients et non pas à l’intendance logistique ou la gestion des problématiques d’approvisionnement (rupture de stock, sur stockage, commandes papier, inventaires, etc.) qui sont des irritants quotidiens.
Malheureusement l’approvisionnement logistique, les consommables et le stockage coutent (très) cher à l’hôpital (~33% du budget total d’un hôpital, Bourgeon et al., 2001). Augmenter les surfaces, les profondeurs de stock ou multiplier les agents logistiques dans les unités ne sont pas des réponses acceptables.
Tout l’enjeu d’une logistique idéale est donc de concilier ces deux visions a priori contradictoires. Heureusement des concepts inspirés de l’industrie et/ou des équipements innovants permettent aujourd’hui des modes de fonctionnement performants. La seule condition est d’abandonner l’idée reçue selon laquelle une seule et même solution peut convenir à tous les types de flux. On ne gère pas le transport d’un prélèvement de biologie comme celui d’un conteneur de déchet !
Ce n’est pas une erreur de multiplier les solutions, bien au contraire. Le raisonnement flux par flux s’impose tant leurs typologies sont diverses.
Les meilleures solutions flux par flux pour la gestion des « 30 derniers mètres »
Dans un souci de concision et de pragmatisme les solutions sont résumées dans le tableau ci-dessous puis complétées par quelques éléments d’explication. Chaque solution proposée s’appuie sur des études et observations faites par Adopale dans plus d’une centaine d’établissements en France ou à l’étranger. Il s’agit donc avant tout d’un avis d’expert dans le but d’aider les décideurs hospitaliers ou simplement d’éveiller la curiosité. En revanche le présent article n’a pas vocation ni à rentrer dans le détail scientifique et technologique de chaque solution ni à en démontrer le bilan économique. Les flux sont classés par ordre d’importance en volume observé dans nos différentes études de flux.
Remarque : le présent tableau a été construit comme un idéal, une cible à atteindre. Nous l’utilisons principalement lors de la conception des nouveaux hôpitaux de plusieurs centaines de lits MCO. Il est évident que dans le cas d’un établissement existant, le contexte architectural, la situation financière, le poids des organisations historiques peuvent rendre impossibles certaines propositions. D’autres solutions peuvent alors s’avérer tout à fait pertinentes dans un contexte donné (non abordées ici).
L’idée pour ces produits est de tendre vers le processus éprouvé dans les unités de productions industrielles : le principe de flux tiré par système Kanban alimenté par un train logistique « Mizusumashi ». En résumé, chaque référence en dotation dans l’unité est placée dans deux demi-bacs. Ensuite le système prévoit des tournées pluriquotidiennes d’un train logistique : à chaque tournée, pour chaque unité, on livre des demi-bacs pleins et on récupère les demi-bacs qui se sont vidés depuis le passage précédent, et qui seront ensuite ramenés pleins lors du passage suivant.
Flux tiré pour les produits de santé en dotation globale
Les avantages sont nombreux :
• Réactivité du système ;
• Gain de temps soignant pour les commandes et le rangement ;
• Sérénité des équipes soignantes par le lien très régulier avec les acteurs logistiques ;
• Réduction du parc, souvent conséquent, d’armoires et de caisses de transport ;
• Diminution des stocks nécessaires dans les unités d’une semaine à moins d’une journée ;
• Mutualisation possible avec les tournées de ramassage des prélèvements de biologie ou de vaguemestre ;
• Standardisation des préparations dans les stockages centraux.
Le tout pour un coût de fonctionnement équivalent au système classique par complémentation et sans contraintes structurelles particulières pour sa mise en œuvre si ce n’est la conduite du changement auprès des équipes. Encore très peu utilisé dans les établissements de santé en raison de son côté disruptif et du poids des fonctionnements historiques, le principe du flux tiré doit a minima influencer les organisations logistiques mises en place.
Pour plus d’information sur ce système de gestion des consommables en flux tiré, nous vous invitons à prendre connaissance de notre article dédié au sujet :
« Logistique hospitalière : Osez (enfin) le flux tiré » – ADOPALE pour Gestions hospitalières n°604 – mars 2021 ou bien en cliquant ici
Contrairement à d’autres secteurs, celui de la santé n’a pas encore saisi la pleine mesure d’une logistique performante
Anciennement parent pauvre de l’hôpital, la logistique est aujourd’hui sur le devant de la scène, avec comme objectif de fiabiliser les approvisionnements et libérer du temps soignant, tout en maitrisant les couts. Pour répondre à ces enjeux, des solutions performantes existent, elles sont à aborder flux par flux et à sélectionner au cas par cas en fonction du contexte. Tout particulièrement lors de la construction d’un hôpital neuf.
Disposer simultanément de toutes ces innovations relève sans doute d’un fantasme logistique. Mais l’objet du présent article est avant tout de faire prendre conscience aux acteurs de la logistique hospitalière du très large champ des possibles permis par les évolutions organisationnelles et technologiques récentes.
Ces derniers doivent modifier la perception de leur rôle. La logistique hospitalière soutient la production des unités de soins mais ne doit pas pour autant se contenter de répondre discrètement à leurs besoins.
La logistique hospitalière se doit d’influer sur les processus, et pour cela il faut provoquer et promouvoir des projets d’amélioration percutants auprès des décideurs.
Chez Adopale, nous sommes convaincus qu’un projet d’établissement hôpital ou projet d’établissement EHPAD peut devenir un véritable levier de transformation,
Depuis plusieurs mois, Adopale et l’ASMR (Association des Secrétaires Médico-sociales et des Référentes) avancent main dans la main pour faire évoluer la gouvernance et l’organisation des secrétariats médicaux dans les établissements de santé.
Adopale a accompagné 197 managers hospitaliers pour développer leurs compétences managériales. Retour sur une année 2024 riche en formations
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